Fragen und Antworten aus der Sicht der Verwaltung

Verwaltung

Bewerbung

Warum kann sich ein:e Teilnehmende nicht für eine Veranstaltung anmelden?

Für eine erfolgreiche Bewerbung sind folgende Dinge erforderlich:

  • die Registrierung muss für die Rolle und das aktuelle Datum erlaubt sein.
  • es müssen genügend freie Schicht vorhanden sein:
    • mit ausreichend freie Plätze
    • mit Datum in der Zukunft

Wann werden Mails an die Teilnehmenden verschickt?

  • Nach der Registrierung zur Bestätigung der E-Mail-Adresse
  • Zum Passwort zurücksetzen
  • Nach der Anmeldung auf einem neuen Computer / Browser
  • Bei längerer Inaktivität und anstehender Kontolöschung
  • Nach der Kontolöschung
  • Verfügbarer Datenschutzauskunft
  • Bestätigung / Ablehnung eines Nachweises
  • Bestätigung / Vervollständigung / Ablehnung einer Bewerbung, wenn es für die Rolle aktiviert wurde

Scanner

Warum erhält ein:e Teilnehmende keine Mahlzeit beim Küchen Scan?

Hierfür kann es mehrere Gründe geben:

  • es sind keine Essenszeiten für die aktuelle Uhrzeit hinterlegt
  • es sind keine Mahlzeiten für die Essenszeit hinterlegt
  • ein:e Teilnehmende übt zurzeit keine Schicht aus bzw. ist nicht im System angemeldet oder hat kein All You Can Eat
  • ein:e Teilnehmende hat bereits zu der Zeit eine Mahlzeit zu sich genommen und hat ggf. die Karte an eine dritte Person weiter gegeben
  • ein:e Teilnehmende hat eine Allergie oder Einschränkung (z.B. Vegan) und es sind keine passenden Mahlzeiten mit diesen Attribut hinterlegt

Verwaltung

Was ist der Unterschied zwischen einem Benutzer und einem Teilnehmenden (bzw. Person)?

Teilnehmenden (bzw. Personen) sind Personendokumente für eine Veranstaltung. Sie besitzen einen Namen, Stammdaten, Schichten, Nachweise und weitere Informationen für die Planung.

Benutzer sind technische Konten über die Bewerbungen für eine oder mehrere Veranstaltungen eingereicht werden können. Der Benutzer besteht i.d.R. nur aus einem Benutzernamen, E-Mail und Passwort.

Es ist möglich auch Teilnehmende ohne Benutzerkonto zu erstellen, hierbei erhalten die Personen aber keine Benachrichtigungen bei Änderung des Bewerbungsstatus und können auch keine (interne) Informationen zur Veranstaltung nachsehen.

Was ist der Unterschied zwischen bestätigten und vollständigen Bewerbungen?

Siehe Status.

Was ist der Unterschied zwischen einer Funktion und einem Nachweis?

Eine Funktion (ehemals Qualifikation) ist eine weitere Unterteilung einer Rolle. Wenn Funktionen für eine Rolle hinterlegt sind, dann muss ein:e Teilnehmende genau eine Funktion in dieser Rolle erfüllen. Eine Funktion könnte z.B. Teamleiter oder Mitarbeiter für die Rolle Barpersonal sein.

Nachweise sind Zeugnisse und Zertifikate, die ein:e Teilnehmende für die Ausübung einer Rolle nachweisen muss. Dieses können z.B. ein Gesundheitszeugnis, eine Ausschankerlaubnis oder ein bestimmter Führerschein sein.

Warum verschwinden hinterlegte Funktionen, Rollen, ...?

Nahezu alle Daten im System sind an eine Veranstaltung gebunden, um so eine bessere Übersicht zwischen verschiedene Veranstaltungen zu erhalten und individuelle Einstellungen vorzunehmen.

Die aktuelle Veranstaltung kann zentral über das Menü in der Verwaltung oben rechts gewechselt werden:

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Die folgenden Dinge sind abhängig von der aktuellen Veranstaltung und werden daher immer gefiltert:

  • Alle Punkte unter "Veranstaltung" (außer Veranstaltung selbst)
  • Alle Punkte unter "Personal"
  • Alle Punkte unter "Verleih"

Warum sehe ich keine Essenszeiten in der Verwaltung?

Die Essenszeiten sind nur lose mit der Veranstaltung verbunden und werden anhand des Veranstaltungszeitraums ein bzw. ausgeblendet. Sollten Essenszeiten vor dem Veranstaltungsbeginn stattfinden, dann muss der Veranstaltungsbeginn weiter nach vorne gelegt werden. Siehe Anfang / Ende des Veranstaltung.

Warum ist der Druck der Karten falsch?

Beim Druck der Karten ist darauf zu achten, dass das Layout beim Drucker (Portrait oder Landscape) richtig gewählt ist.

Es ist außerdem nicht möglich mehr als 100 Karten auf einmal zu drucken, da die Generierung der Karten sonst zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde.

Wie kann ich eine Person einer anderen Rolle zuweisen?

Das Ändern einer Rolle eines Teilnehmenden ist nicht möglich, da an dieser Rolle mehrere spezifische Daten hängen. Z.B. gibt es verschiedene Schichtzeiten für die Rollen.

Es gibt jedoch eine Möglichkeit über Personal -> Teilnehmende die Bewerbung zu kopieren und in einer neuen Rolle ( ohne Schichten) anzulegen.

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Ich habe versehentlich etwas gelöscht / verändert.

Im System gibt es keine Möglichkeit gelöschte Informationen wiederherzustellen. Aus diesem Grund gibt es für das Löschen auch eine Zwischenseite. Es gibt kein Änderungsprotokoll für Datenänderungen.