Organisation des Personals

Personal

Karten drucken

Individuelle Karten drucken

Über Veranstaltung > Kartenlayout können spezielle Karten gedruckt werden für die kein Personal oder Fahrzeug hinterlegt ist.

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Unter Kartenvorschau stehen alle Platzhalter der aktuellen Karte zur Verfügung.

Einsatzplanung

Die Zuordnung eines Teilnehmendes zu einem Standort für einen Tag kann über Personal > Einsatzplaner erfolgen. Nach Auswahl des Datums werden alle Teilnehmende eines Standorts aufgelistet.

Noch nicht zugeordnete Teilnehmende stehen in einer Auswahlbox zur Verfügung. Ebenso können Teilnehmende über das X von einem Standort abgezogen werden und anschließend einem neuen Ort zugewiesen werden.

Druck von Personalkarten

Sind Kartenlayouts für eine Rolle oder Funktion hinterlegt, können Personalkarten für die Teilnehmende über Personal -> Teilnehmende gedruckt werden.

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In den darauffolgenden Dialog muss das Layout gewählt werden. Dieses erlaubt einen unbeaufsichtigten Druck für mehrere Karten.

Anmeldung / Abmeldung Scan

Um Teilnehmende im System zu erfassen, die eine manuelle Schichtanmeldung benötigen, kann der Scanner aus dem Hauptmenü verwendet werden.

In der folgenden Maske kann der Barcode der Teilnehmende-Karte gescannt werden. Wurde die Karte erkannt, erhält die Person ein visuelles Feedback.

Scan per Smartphone seit 2023

QR-Codes und NFC-Tags lassen sich ganz bequem per Smartphone App scannen. Nach dem Herunterladen der App muss das Gerät mit dem System verbunden werden. Dafür muss der Scanner aus dem Hauptmenü aufgerufen werden und anschließend "Mobiler Scanner" gewählt werden. Nach dem Scannen des Codes, mit der App, wird ein Code auf dem Gerät angezeigt. Dieser muss in das Feld "Geräte Code" eingegeben und abgesendet werden.

Nach der erfolgreichen Einrichtung kann in der App die Scanner Art und weitere Einstellungen vorgenommen werden.

Das iPad unterstützt keine NFC-Tags, daher ist dieses aktuell nur per iPhone möglich!

Manuelles Setzen der An- / Abmeldezeit

Meldet sich ein:e Teilnehmende nach der An- oder Abmeldezeit bei der Leitung oder ist das System während der Zeiten nicht erreichbar, kann dieses über Personal > Schichtplan nachträglich erfolgen.

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Teilnehmende informieren

Vor und während der Veranstaltung können Teilnehmende per E-Mail benachrichtigt werden.

Eine Liste aller E-Mail-Adresse oder Handynummern kann über Personal -> Teilnehmende erstellt werden.

seit 2023 Massenmails können über dasselbe Menü versendet werden. Hierzu ist zu beachten, dass die Mails immer in kleinen Stapeln verschickt werden. Es kann also durchaus ein paar Minuten bis Stunden dauern bis alle Mails versendet wurden. Der aktuelle Status kann über Benachrichtigung -> Benachrichtigung eingesehen werden.

Damit Mails nicht als Spam erkannt werden, sollte diese Funktion nie zur Benachrichtigung von allen Teilnehmenden verwenden werden, sondern besser ein Blog Artikel verwendet werden.

Statistiken

Zur Überprüfung des reibungslosen Ablaufs kann dieses an mehreren Stellen kontrolliert werden.

Aktuell Angemeldet

Unter Personal > Aktuell Angemeldet werden unter Berücksichtigung des aktuellen Datums und der aktuellen Schichten die Teilnehmende angezeigt, die gerade im System angemeldet sind und einer Tätigkeit nachgehen.

Statistik

Unter Personal > Statistik lassen sich die Anzahl der Teilnehmende für eine Schicht und Datum herausfinden. An dieser Stelle wird auch das Ziel einer Schicht (siehe Soll) berücksichtigt.

Einsatzplanung

Wie viele Teilnehmende einem Standort zugeordnet ist lässt sich unter Personal > Einsatzplanung herausfinden. Damit eine Person einem Standort zugeordnet werden kann, muss der Teilnehmende an diesen Tag eine Schicht absolvieren.

T-Shirt Bedarf seit 2023

Abhängig von den Teilnehmenden und den Einstellungen der Rollen wird der Bedarf unter Personal > T-Shirt Bedarf angezeigt.

Geburtstage seit 2023

Geburtstage während der Veranstaltung werden unter Personal > Geburtstage angezeigt.