Vorbereitungen für Personal

Rollen anlegen

Für eine Veranstaltung können mehrere Personengruppen (z.B. Ärzte, Helfer, Lager) unter Personal > Rollen erstellt werden.

Farbe:

Kann z.B. für den Druck von Kartenlayouts verwendet werden

Kartenlayout:

Layout das beim Drucken von Teilnehmerkarten verwendet wird (siehe Kartenlayout anlegen)

Nummerierung:

Teilnehmer erhalten automatisch eine interne Rollennummer zur einfacheren Identifikation.

Erste Nummer:Erste Nummer die für diese Gruppe verwendet werden soll
Abstand zwischen den Nummern:
 Abstand zwischen den Nummern
Funktionen:

Mögliche Funktionen (siehe Funktion anlegen) für diese Rolle (z.B. Rettungssanitäter, Fahrer). Dient zur weiteren Unterteilung der Rolle.

Bemerkung

Ein Teilnehmer kann nur eine Funktion und Rolle haben.

Registrierung:
Registrierung Beginn / Registrierung Ende:
 

Zeitraum in dem sich Teilnehmer für eine Veranstaltung als Interessent anmelden kann.

Der Bereich muss im Zeitraum der Registrierung der Veranstaltung (siehe Anfang / Ende der Veranstaltung) liegen.

Bankinformationen:
 

Zeigt zusätzliche Felder an um eine spätere Abrechnung zu ermöglichen.

Genehmigung durch die Organisation:
 

Legt fest, ob ein Teilnehmer die Bestätigung durch seine Organisation (z.B. Rotes Kreuz) einholen muss. Wird bei der Anmeldung durch eine zusätzliche Checkbox angezeigt. Hat keine weitere fachliche Auswirkung auf das System.

Bearbeitung:

Steuert, ob ein Teilnehmer im Nachhinein seine Anmeldung bearbeiten kann

Nachweise:

Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein Teilnehmer zwingend hochgeladen haben, damit die Anmeldung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.

[Optional] Funktionen anlegen

Funktionen sind eine Untergruppierung einer Rolle. Angelegt werde diese über Personal > Funktionen.

Kartenlayout:Layout das beim Drucken von Teilnehmerkarten verwendet wird. Überschreibt das Layout der Rolle

Schichten anlegen

Schichten sind Zeitslots in dem ein Teilnehmer seiner Arbeit nachgeht. Während dieser Zeit kann ein Teilnehmer einen Ort zugewiesen sein.

Manuell

Die manuelle Anlage sollte nur in Ausnahmefällen oder zur Nachbearbeitung verwendet werden. In der Regel sollte die Massenanlage verwendet werden.

Unter Personal > Schichten kann eine neue Schicht angelegt werden.

Name:

Angezeigter Name

Rolle:

Benötigte Rolle um diese Schicht zu absolvieren

Schichtanfang / -ende:
 

Zeitpunkt an dem die Schicht stattfindet

Anmeldung / Abmeldung:
 

Werden hier eine Anfang und Ende Zeit ausgewählt, muss ein Teilnehmer sich zur erfolgreichen Ausführung der Schicht am Veranstaltungstag in diesem Zeitraum im System manuell an- bzw. abmelden. Wird hier keine Zeit ausgewählt, wird die Person automatisch als An- bzw. Abgemeldet im System erkannt.

Hier gilt die gleiche Logik für Tag und Uhrzeit wie bei dem Schichtanfang bzw. Schichtende.

Soll:

Wird nur in der Statistik als interner Merker angezeigt.

Wünschbar:

Legt fest, ob ein Teilnehmer diese bei der Anmeldung auswählen kann oder ob dieses nur durch einen Manager erfolgen kann.

Wunschlimit:

Legt fest wie viele Teilnehmer sich diese Schicht wünschen können. Kann verwendet werden um Überbelegungen einzelner Schichten zu vermeiden.

Einsatzort:

Der Ort der für jeden Teilnehmer dieser Schicht automatisch gesetzt werden soll.

Essenszeit:

Zeiten in der die Kantine von einem Teilnehmer aufgesucht werden kann.

Warnung

Es sind noch weitere Schritte notwendig, damit der Teilnehmer auch ein Essen in der Kantine erhalten kann. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel für das Küchenmodul.

Massenanlage

Um mehrere gleichartige Schichten für eine Rolle anzulegen kann das Batch Erstellung Tool unter Personal > Schichten verwendet werden.

Beschreibung der einzelnen Felder, siehe manuelle Anlage.

Neben den fachlichen Feldern gibt es für die Massenanlage einige technische Felder:

Datum erster Schicht:
 

Datum das für die erste Schicht verwendet werden soll.

Datum letzter Schicht:
 

Letztes Datum an dem eine Schicht angelegt werden soll.

Datumsbereiche:
Versatz in Tagen:
 Relative Differenz zu dem Datum. Sollte in der Regel immer 0 sein, außer eine Schicht beginnt sehr spät oder erstreckt sich über mehrere Tage.
Uhrzeit:Uhrzeit der Schicht

Schicht Nachbearbeitung

Sollen nach der Anlage Werte verändert werden, kann dieses über die Nachbearbeitung erfolgen. Im unteren Menü der Übersicht können eine oder mehrere Schichten bearbeitet werden.

../_images/personal_shift_batch.png

Feldbeschreibung siehe Manuelle Anlage von Schichten.

[Optional] Kartenlayout anlegen

Für Teilnehmer können Chipkarten (oder auch einfache Zettel) über einen Kartendrucker gedruckt werden. Diese werden für mehrere Prozesse an Scanner Terminal verwendet. Unter Personal > Kartenlayout können Layouts für diesen erstellt werden.

Übergeordnet:

Wenn keine Angaben für Style oder Layout angeben wurden, wird das Layout der hier ausgewählten Layouts verwendet.

Layout:
Format:Spezifiziert das Format (z.B. Chipkarte, DIN A5, …) der Karte.
CSS Klasse:Technischer Name kann im HTML als {{ class }} verwendet werden
Style:CSS Styling der Karte
Layout:HTML Layout der Karte

[Optional] Nachweis Typen anlegen

Typen die ein Teilnehmer beim Hochladen eines Nachweises auswählen kann. Angelegt werden diese über Nachweise > Typen.

[Optional] Organisationen anlegen

Für eine Anmeldung zu einer Veranstaltung kann der Teilnehmer eine Organisation angeben, über die der Teilnehmer sich anmelden möchte.

Organisation sind in mehreren Hierarchiestufen abgebildet: Organisationsart > Landesverband > Kreisverband > Organisation

Organisationsarten anlegen

Eine Organisationsart ist die gröbste Einheit (z.B. DRK, DLRG). Angelegt werden diese über Organisation > Organisationsarten.

Genehmigung erforderlich:
 Wird diese Option gewählt, muss ein Teilnehmer bei der Anmeldung bestätigen, dass er die Genehmigung seiner Organisation erhalten hat.

Landesverbände / Kreisverbände anlegen

Sind Untergruppierung der Organisationsart.

Organisationen anlegen

Eine Organisation ist das Element, dass ein Teilnehmer bei der Anmeldung auswählen kann.

[Optional] Erfahrungen anlegen

Sind Eigenschaften und Fertigkeiten (z.B. Technischer Funker), die ein Teilnehmer mitbringen kann. Diese kann ein Teilnehmer bei der Anmeldung auswählen und können später zur Filterung verwendet werden. Angelegt werden diese über Benutzer > Erfahrungen.

[Optional] Sprachen anlegen

Gesprochene Sprachen eines Teilnehmers. Ähnliches Handling wie Erfahrungen. Angelegt werden diese über Benutzer > Sprachen.