4. Schichten anlegen

Schichten sind Zeitslots in dem ein:e Teilnehmende der Arbeit nachgeht. Während dieser Zeit kann ein:e Teilnehmende einen Ort zugewiesen sein. Jede Schicht ist immer genau einer Rolle zugewiesen. Es ist jedoch möglich eine gleichartige Schicht für eine andere Rolle anzulegen.

Funktionen haben keinen Einfluss auf die Schichten.

Es sind noch weitere Schritte notwendig, damit ein:e Teilnehmende auch ein Essen beim Catering erhalten kann. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel für das Catering.

Manuell

Die manuelle Anlage sollte nur in Ausnahmefällen oder zur Nachbearbeitung verwendet werden. In der Regel sollte die Batch Erstellung verwendet werden.

Unter Personal > Schichten kann eine neue Schicht angelegt werden.

Name

Angezeigter Name

Rolle

Benötigte Rolle um diese Schicht zu absolvieren

Schichtanfang / -ende

Zeitpunkt an dem die Schicht stattfindet

Einsatzort

Der Ort der für jede:n Teilnehmenden dieser Schicht automatisch gesetzt werden soll.

Bewerbung / Abmeldung

Werden hier eine Anfang und Ende Zeit ausgewählt, muss ein Teilnehmende sich zur erfolgreichen Ausführung der Schicht am Veranstaltungstag in diesem Zeitraum im System manuell an- bzw. abmelden. Wird hier keine Zeit ausgewählt, wird die Person automatisch als An- bzw. Abgemeldet im System erkannt.

Hier gilt die gleiche Logik für Tag und Uhrzeit wie bei dem Schichtanfang bzw. Schichtende.

Soll

Dient als interner Marker und farblichen Kennzeichnung im Personalplaner.

Maximale Anzahl der Wünsche

Legt fest wie viele Teilnehmende sich diese Schicht wünschen können. Sollte höher i.d.R. höher als das Soll sein.

Essenszeit

Zeiten in der das Catering aufgesucht werden kann.

Batch Erstellung

Um mehrere gleichartige Schichten für eine Rolle anzulegen kann das Batch Erstellung Tool unter Personal > Schichten verwendet werden.

Wichtig: Vor der Anlage empfiehlt es sich Essenszeiten im System zu hinterlegen, da dieses über die Batch Anlage einfacher erfolgen kann. Weitere Details befinden sich unter dem Menüpunkt Vorbereiten des Caterings.

Neben den fachlichen Feldern gibt es für die Batch Erstellung einige technische Felder:

Erstes Datum

Datum das für die erste Schicht verwendet werden soll.

Letztes Datum

Letztes Datum an dem eine Schicht angelegt werden soll.

Versatz

Relative Differenz zu dem Datum. Sollte in der Regel immer gleicher Tag sein, außer eine Schicht beginnt sehr spät oder erstreckt sich über mehrere Tage.

Stunden für Essenszeiten Vorschläge (Anfang / Ende) seit 2024

Schlägt Essenszeiten basierend auf dem Schichtdatum vor. Das Anfang und Ende kann genutzt werden, um Essenszeiten vorzuschlagen die weit vor oder nach der Schicht liegen

Rollen seit 2024

Bestimmt, für welche Rollen die Schichten gelten sollen

Auf der zweiten Seite der Schichtanlage können dann passende Essenszeiten für die Schichten ausgewählt werden:

Schicht Nachbearbeitung

Sollen nach der Anlage Werte verändert werden, kann dieses über die Nachbearbeitung erfolgen. Im unteren Menü der Übersicht können eine oder mehrere Schichten bearbeitet werden.