4. Schichten anlegen

Schichten sind Zeitslots in dem eine Person der Arbeit nachgeht. Jede Schicht ist immer genau einer Rolle zugewiesen. Es ist jedoch möglich eine gleichartige Schicht für eine andere Rolle anzulegen.

Bei Bewerbung einer Person auf eine Rolle und einer oder mehrere Schichten entsteht eine Kombination, der Schichtplan. Der Schichtplan beinhaltet weitere Informationen wie den Standort, Zeitpunkt der An- / Abmeldung einer Person. Siehe Dokumentation.

Funktionen haben keinen Einfluss auf die Schichten oder den Schichtplan.

Manuelle Anlage

Die manuelle Anlage sollte nur in Ausnahmefällen oder zur Nachbearbeitung verwendet werden. In der Regel sollte die Batch Erstellung verwendet werden.

Unter Personal > Schichten kann eine neue Schicht angelegt werden.

Name

Angezeigter Name

Rolle

Benötigte Rolle um diese Schicht zu absolvieren. 

Schichtanfang / -ende

Zeitpunkt an dem die Schicht stattfindet

Einsatzort

Der Einsatzort gilt als Vorlage für neue Schichtpläne einer Person und kann im Nachgang individuell pro Schichtplan verändert werden. Es besteht auch die Möglichkeit den Einsatzort leer zu lassen und jeder Personen im Nachgang den einzelnen Einsatzorten zuzuweisen.

Wird der Einsatzort einer Schicht verändert, wird dieser nicht automatisch für bestehende Schichtpläne übernommen. Ggf. ist dann eine individuelle Nachbearbeitung des Schichtplans notwendig. 
Der Einsatzort wird nicht automatisch für bestehende Schichtpläne übernommen, da es individuelle Anpassungen des Standortes geben kann und diese Informationen sonst verloren gehen würden.

Bewerbung / Abmeldung

Werden hier eine Anfang und Ende Zeit ausgewählt, muss ein Teilnehmende sich zur erfolgreichen Ausführung der Schicht am Veranstaltungstag in diesem Zeitraum im System manuell an- bzw. abmelden. Wird hier keine Zeit ausgewählt, wird die Person automatisch als An- bzw. Abgemeldet im System erkannt.

Soll

Dient als interner Marker und farblichen Kennzeichnung im Personalplaner.

Maximale Anzahl der Wünsche

Legt fest wie viele Teilnehmende sich diese Schicht wünschen können. Sollte höher i.d.R. höher als das Soll sein.

Essenszeit

Zeiten in der das Catering aufgesucht werden kann. Siehe Dokumentation zur Anlage von Essenszeiten.

Batch Erstellung

Um mehrere gleichartige Schichten für eine Rolle anzulegen kann das Batch Erstellung Tool unter Personal > Schichten verwendet werden.

Wichtig: Vor der Anlage empfiehlt es sich Essenszeiten im System zu hinterlegen, da dieses über die Batch Anlage einfacher erfolgen kann. Siehe Dokument zur Vorbereiten des Caterings.

Neben den oben genannten Feldern gibt es für die Batch Erstellung einige technische Felder:

Erstes Datum

Datum das für die erste Schicht verwendet werden soll.

Letztes Datum

Letztes Datum an dem eine Schicht angelegt werden soll.

Versatz

Relative Differenz zu dem Datum. Sollte in der Regel immer gleicher Tag sein, außer eine Schicht beginnt sehr spät oder erstreckt sich über mehrere Tage.

Erweiterte Einstellung für Essenszeiten Vorschläge

Das System versucht bei der Anlage passende Essenszeiten auf Basis der Schicht zu finden. Wenn Essenszeiten vor oder nach der Schicht vorgeschlagen werden sollen, dann lässt sich hier der Abstand zur Schicht festlegen.

Beispiel:
Findet die Schicht zwischen 12:00 bis 18:00 Uhr statt, dann werden nur Essenszeiten in diesem Zeitraum vorgeschlagen. Gibt es eine Essenszeit um 20 Uhr, dann sollte hier die Anzahl der Stunden nach Schicht auf mindestens 3 Stunden festgelegt werden.

Rollen

Neue Einstellung seit 2024

Bestimmt, für welche Rollen die Schichten gelten sollen

Auf der zweiten Seite der Schichtanlage können dann passende Essenszeiten für die Schichten ausgewählt werden:

Schicht Nachbearbeitung

Sollen nach der Anlage Werte verändert werden, kann dieses über die Nachbearbeitung erfolgen. Zu finden am unteren Ende der Schichten Auflistung.