1. Veranstaltung anlegen

Veranstaltungen bieten die Grundlage für alle weiteren Bestandteile wie Personal, Schichten, Rollen, etc. Damit eine neue Veranstaltung zur Verfügung steht, muss zunächst eine neue unter Veranstaltungen > Veranstaltungen erstellt werden.

Beschreibung

Öffentlich sichtbare Beschreibung der Veranstaltung als Unterstützung für interessierte Bewerber:innen

Anfang / Ende

Der Zeitraum an dem die Veranstaltung stattfindet. Der Zeitraum wird u.a. auch für die weitere Validierungen und Einschränkungen verwendet und sollte daher den kompletten Zeitraum aller Schichten überdecken.

Seit 2024 ist der Zeitraum optional.

Sichtbar

Blendet die Veranstaltung aus der öffentlichen Übersicht aus. Ein direkter Zugriff per Link ist weiter möglich. 

Während des Testzeitraums können keine öffentliche Veranstaltungen erstellt werden.

T-Shirt Größen

Neue Einstellung seit 2024

Stehen bei der Bewerbungsauswahl zur Verfügung

Öffentliche Kartennummern

Zeigt die Kartennummern in Form eines QR-Codes für alle Teilnehmenden und Inventar Gegenstände an. Ein Druck von Zugangskarten ist nicht mehr notwendige. Personen und Gegenstände können dann über das Vorzeigen des Codes über das Smartphone identifiziert werden.

Kartenlayout

Legt das veranstaltungsübergreifende Layout für Teilnehmenden Karten fest. Kann durch Rollen oder Funktionen überschrieben werden.

Unterstützung von NFC-Tags

Teilnehmenden können, nach erfolgreicher Bestätigung, selbstständig den NFC Code ihres Festivalbändchens hinterlegen. Ein Druck von Karten ist damit überflüssig.

NFC-Tags können nur per Smartphone gescannt werden (weitere Informationen).

Banner

Neue Einstellung seit 2024

Öffentliche Darstellung der Veranstaltung, z.B. Logo oder Bild des Veranstaltungsgeländes. Dient zur Werbung für die Veranstaltung.

Kontakt

Neue Einstellung seit 2025

Zeigt auf der Veranstaltungsseite weitere Informationen für Bewerber:innen an.

Webseite

Weiterführende Webseite oder Veranstaltungsseite

Kontakt E-Mail

Kontaktadresse, für Fragen zur Veranstaltung

Kontaktinformationen

Freitext um individuelle weitere Informationen zu hinterlegen. Für aktuelle Informationen sollten Ankündigungen verwendet werden.

Kontaktpersonen

Nachdem Personal (keine Benutzerkonto) für die Veranstaltung angelegt wurde, können hier mehrere Personen ausgewählt werden. Auf der Veranstaltungsseite wird dann der Name inkl. Profilfoto angezeigt um vor Ort den richtigen Ansprechpartner zu finden.

Personal

Maximale Personal Bewerbungen

Um fehlerhafte oder Spam-Bewerbung zu limitieren kann hier die Anzahl der Bewerbungen pro Benutzerkonto eingeschränkt werden.

Personal Bearbeitung

Steuert, ob und wie im Nachgang die Bewerbung bearbeitet werden kann

Hinweistext

Neue Einstellung seit 2024

Text wird beim Erstellen einer neuen Bewerbung angezeigt und muss bestätigt werden.

Ruhezeit Prüfung

Neue Einstellung seit 2024

Steuert, wann die Prüfung der Ruhezeiten erfolgen soll: beim Einreichen der Bewerbung oder bei Freigabe der Schicht durch die Verwaltung.

Ruhezeit seit

Neue Einstellung seit 2024

Steuert wie viel Zeit zwischen zwei Schichten liegen muss.

Catering

Neue Einstellung seit 2024

Catering Nutzung

Detailtiefe, in der das Catering erfasst werden soll: nur Merkmale, Hinterlegung von Essenszeiten inkl. Catering Scan oder kein Catering.

Anmeldung erforderlich

Benötigt eine Anmeldung zur Schicht zur Nutzung der Essensausgabe im Caterings.

Einstellung sollte deaktiviert werden, wenn ein Essensausgabe vor Schichtbeginn möglich sein soll. Sofern die Person eine bestätigte Schicht besitzt, die eine aktuelle Essenszeit hat, wird diese dann bei der Essensausgabe berücksichtigt.

Maximale Gerichte pro Essenszeit

Legt fest, wie oft eine Person während einer Essenszeit ein Gericht erhalten kann. Die Limitierung kann genuz werden, wenn für jede Essensausgabe die Personalkarte gescannt wird und eine aktuelle Soll- / Ist-Planung für die Küche notwendig ist.

Erneutes Zählen

Anzahl Sekunden nach der ein erneuter Scan als neue Essensvergabe gezählt werden soll. Zahl sollte nicht zu hoch gewählt werden um eine Weitergabe der Personalkarte zu unterbinden.

Inventar

Maximale Inventar Bewerbungen

Um fehlerhafte oder Spam-Bewerbung zu limitieren kann hier die Anzahl der Inventar-Bewerbungen pro Benutzerkonto eingeschränkt werden.

Inventar Bearbeitung

Steuert, ob und wie im Nachgang die Bewerbung bearbeitet werden kann

Nachdem eine Veranstaltung angelegt wurde, kann diese jederzeit in der Verwaltung gewechselt werden. Hierfür gibt es ein Dropdown in der oberen rechten Ecke der Navigation.