3. Rollen anlegen

Für eine Veranstaltung können mehrere Personengruppen (z.B. Ärzte, Helfer, Lager) unter Personal > Rollen erstellt werden. Benötigt man weitere Unterteilungen, können Funktionen hierfür verwendet werden.

Bei Bewerbung einer Person auf eine Rolle entsteht eine Kombination, der Einsatz. Einsätze erhalten weitere Informationen die nicht direkt mit dem Stammdaten einer Personen zusammen hängen und sich für jede Rolle auf der Veranstaltung unterscheiden können. 

Beispiel:
Eine Person kann auf der Veranstaltung als Hilfskraft und als Bar Person arbeiten. Der Einsatz als Hilfskraft ist ehrenamtlich und erhält keine Vergütung, der Einsatz als Bar Person wird entgolten und es sind dafür Bankinformationen notwendig.

Farbe

Kann z.B. für den Druck von Kartenlayouts verwendet werden

Kartenlayout

Layout das beim Drucken von Teilnehmende-Karten verwendet wird und überschreibt das Layout der Veranstaltung.

Nummerierung

Personen erhalten für ihren Einsatz erhalten automatisch eine interne Nummer zur einfacheren Identifikation.

Erste Nummer

Erste Nummer die für diese Gruppe verwendet werden soll. Es empfiehlt sich für jede Rolle einen anderen Start zu wählen, z.B. Security 1001, Tresen 2001, Küche 3001, ...

Banner

Neue Einstellung seit 2024

Öffentliche Darstellung der Rolle, z.B. Logo oder Bild des Einsatzbereichs. Dient zur Werbung für die Rolle.

Kontakt

Neue Einstellung seit 2025

Zeigt auf der Veranstaltungsseite weitere Informationen für Bewerber:innen an.

Kontaktpersonen

Nachdem Personal (keine Benutzerkonto) für die Veranstaltung angelegt wurde, können hier mehrere Personen ausgewählt werden. Auf der Seite zur Rolle wird dann der Name inkl. Profilfoto angezeigt um vor Ort den richtigen Ansprechpartner zu finden.

Bewerbung

Registrierung Beginn / Registrierung Ende

Zeitraum in dem sich Teilnehmende für eine Veranstaltung als Interessent anmelden kann.

Passwort

Ermöglicht eine Anmeldung nur, wenn die Person das Passwort kennt

Hinweistext

Öffentlich sichtbare Beschreibung der Rolle als Unterstützung für interessierte Bewerber:innen

Minimum Schichtwünsche / Maximum Schichtwünsche

Anzahl der Schichtwünsche die mindestens (bzw. maximal) für eine Bewerbung ausgewählt werden müssen

Mindestalter / Höchstalter

Neue Einstellung seit 2024

Alter des beim Veranstaltungsbeginn erreicht bzw. nicht überschritten sein darf.

E-Mail Benachrichtigung

Sendet eine E-Mail bei jeder Statusänderung der Bewerbung. Eine Statusänderung kann z.B. nach Freigabe von Nachweisen, Profilfotos oder Bestätigung der ersten Schicht erfolgen.

T-Shirt Verteilung

Hinweis für die Berechnung T-Shirt Statistik

Abfragen

Einige Felder können optional abgefragt werden. Pflicht nach Bestätigung bedeutet, dass nach der Freischaltung durch die Leitung, dieses Feld durch die Person vervollständigt werden muss. Erst danach werden Bewerbungen als vollständig angesehen.

In der Verwaltung werden diese Felder immer angezeigt, sobald die Rolle oder eines der Anstellungsverhältnisse Daten erfordern.

Einige Felder wurden ab 2024 zum Anstellungsverhältnis verschoben

Funktionen

Mögliche Funktionen für diese Rolle (z.B. Rettungssanitäter, Fahrer, Leitung). Dient zur weiteren Unterteilung der Rolle. Damit Funktionen zur Verfügung stehen, müssen diese zuerst angelegt werden.

Eine Person kann nur eine Funktion pro Rolle erfüllen.

Anstellungsverhältnisse

Mögliche Anstellungsarten für diese Rolle und damit weitere mögliche Abfragen. Je nach Anstellungsverhältnis können bei der Bewerbung z.B. Organisationsart, Bankverbindung oder spezielle Nummer abgefragt werden. Damit Anstellungsverhältnisse zur Verfügung stehen, müssen diese zuerst angelegt werden.

Anreisedatum

Abfrage nach Anreise- und Abreisedatum

Unterkünfte

Fragt einem Standort an die Teilnehmenden untergebracht werden. Damit Standorte zur Verfügung stehen, müssen diese zuerst angelegt werden.

Profilfoto

Hochladen eines Profilbilds erforderlich

Telefonnummer / Handynummer

Erfragt nach der Nummer

Kfz-Kennzeichen

Erfragt nach dem Kfz-Kennzeichen des Autos

Fahrzeugtyp

Erfragt nach dem Fahrzeug das zur Anreise verwendet wird

Führerschein

Erfragt nach dem Führerschein

Aktuell erfolgt nur eine einfache Überprüfung der abgefragten Daten. Da einzelne Nummern zentral vergeben werden, findet lediglich eine Gültigkeitsprüfung statt, ob die angegebenen Informationen technisch den entsprechenden Formaten entsprechen. 

Nachweise

Zur Anlage von Nachweise, siehe Dokumentation.

Pflicht

Nachweise müssen bei Einreichung der Bewerbung von der Person hochgeladen werden um die Bewerbung in den nächsten Status zu überführen.

Pflicht nach Bestätigung

Nachweise müssen nach Freigabe der Bewerbung von der Person hochgeladen werden um die Bewerbung in den nächsten Status zu überführen.

Erweitert

Aufgaben

Mit Auswahl der Rolle werden automatisch folgende Aufgaben für die Person angelegt. Diese müssen dann von der Verwaltung überprüft und abgehakt werden.

Export / Import

Neue Funktion seit 2024

Unter Personal > Rollen lassen sich Rollen exportieren um diese für andere Veranstaltungen zu übernehmen.

Unter Importieren kann anschließend eine exportierte Rolle unter einem neuen Namen zur Veranstaltung hinzugefügt werden.