Fragen zur Verwaltung

Ich habe versehentlich etwas gelöscht / verändert.

Im System gibt es keine Möglichkeit gelöschte Informationen wiederherzustellen. Aus diesem Grund gibt es für das Löschen auch eine zusätzliche Abfrage vor dem Löschen. Es gibt kein Änderungsprotokoll für Datenänderungen.

Das System wird regelmäßig gesichert um durch einen Totalausfall einen älteren Stand wiederherzustellen. Ein Restore einzelner Daten durch Fehlbedienungen ist nicht möglich.

Wann werden Daten gelöscht?

Es gibt keine automatische Löschung von Veranstaltungsdaten.

Benutzerkonten, die über einen längeren Zeitraum (mehrere Monate) nicht genutzt wurden und sich nicht auf der Platform angemeldet haben werden aus Gründen der Datensparsamkeit automatisch gelöscht. Vor der Löschung erhält die Person eine einmalige Erinnerung um das Löschen zu unterbinden. Mit der Löschung werden alle Daten gelöscht.

Falls es bestätigte Bewerbungen gibt, dann bleiben alle Daten im Zusammenhang mit dieser weiter bestehen und die Verknüpfung zum Benutzerkonto wird entfernt. Sollten diese Daten ebenso gelöscht werden, wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner der Veranstaltung.

Daneben werden alle Nachweise, die über einen längeren Zeitraum nicht bestätigt wurden oder die keine weitere Gültigkeit besitzen werden nach einer kurzen Karenzzeit vom System entfernt.

Warum erscheinen fremde Veranstaltungen im Crew Portal?

Das Crew Portal unter https://portal.urvent.com/ ist eine Plattform, die nicht ausschließlich für die eigenen Veranstaltungen vorgesehen ist. Gemäß den Lizenzbedingungen handelt es sich um ein gemeinsames System, das von verschiedenen Veranstaltern genutzt wird. Nicht alle Veranstaltungen sind öffentlich sichtbar, sondern nur über spezielle Links erreichbar.

Der Vorteil dieser offenen Struktur liegt in der Effizienz und Skalierbarkeit des Portals:

Regelmäßige Updates und Innovationen: Da das System von mehreren Veranstaltern genutzt wird, können neue Features schneller entwickelt und ausgerollt werden.
Vereinfachte Verwaltung: Crew-Mitglieder, die für mehrere Events tätig sind, können alle ihre Einsätze an einem Ort verwalten, ohne sich in verschiedene Portale einloggen zu müssen.
Optimierte Ressourcennutzung: Ein zentrales System erleichtert den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Veranstaltern und Crews.

Das bedeutet, dass neben den eigenen Veranstaltungen auch Events anderer Veranstalter sichtbar sein können. Diese Struktur beeinträchtigt jedoch nicht die Verwaltung der eigenen Veranstaltungen und bietet allen Nutzern eine übersichtliche und einheitliche Plattform.

Wann werden Mails verschickt?

Das System versendet regelmäßig automatisierte Mails. Folgende Systemmails gibt es zur Zeit:

Nach der Registrierung zur Bestätigung der E-Mail-Adresse
Zum Passwort zurücksetzen
Nach der Anmeldung auf einem neuen Computer / Browser
Bei längerer Inaktivität und anstehender Kontolöschung
Nach der Kontolöschung
Verfügbarer Datenschutzauskunft
Bestätigung / Ablehnung eines Nachweises
Bestätigung / Vervollständigung / Ablehnung einer Bewerbung, wenn es für die Rolle aktiviert wurde

Warum ist der Druck der Karten falsch?

Beim Druck der Karten ist darauf zu achten, dass das Layout beim Drucker (Portrait oder Landscape) richtig gewählt ist.

Sollte es das Layout der Karte kaputt sein, so kann dieses einfach über HTML und CSS selbst verändert werden.

Es ist aus technischen Gründen auch nicht möglich mehr als 100 Karten auf einmal zu drucken.

Was ist der Unterschied zwischen einem Benutzerkonto und einer Person?

Personen (früher Teilnehmende) sind Personendokumente für eine Veranstaltung. Sie besitzen einen Namen, Stammdaten, Schichten, Nachweise und weitere Informationen für die Planung.

Benutzerkonten sind technische Konten über die Bewerbungen für eine oder mehrere Veranstaltungen eingereicht werden können. Das Benutzerkonto besteht i.d.R. nur aus einer E-Mail und Passwort.

Es ist möglich auch Teilnehmende ohne Benutzerkonto zu erstellen, hierbei erhalten die Personen aber keine Benachrichtigungen bei Änderung des Bewerbungsstatus und können auch keine (interne) Informationen zur Veranstaltung nachsehen.

Warum sind alle Nachweise verschwunden?

Die Nachweise sind seit 2025 mit der Veranstaltung verknüpft. Sollen Nachweise auch für weitere Jahre zur Verfügung stehen, dann muss zunächst die alte Veranstaltung über das Menü ausgewählt werden. Anschließend kann unter Nachweise > Typen für jeden Typ mehrere erlaubte Veranstaltungen ausgewählt werden.

Warum verschwinden hinterlegte Funktionen, Rollen, ...?

Nahezu alle Daten im System sind an eine Veranstaltung gebunden, um so eine bessere Übersicht zwischen verschiedene Veranstaltungen zu erhalten und individuelle Einstellungen vorzunehmen.

Die aktuelle Veranstaltung kann zentral über das Menü in der Verwaltung oben rechts gewechselt werden:

Was ist der Unterschied zwischen einer Funktion und einem Nachweis?

Eine Funktion (ehemals Qualifikation) ist eine weitere Unterteilung einer Rolle. Wenn Funktionen für eine Rolle hinterlegt sind, dann muss eine Person genau eine Funktion in dieser Rolle erfüllen. Eine Funktion könnte z.B. Teamleiter oder Mitarbeiter für die Rolle Barpersonal sein.

Nachweise sind Zeugnisse und Zertifikate, die eine Person für die Ausübung einer Rolle nachweisen muss. Dieses können z.B. ein Gesundheitszeugnis, eine Ausschankerlaubnis oder ein bestimmter Führerschein sein.

Wie kann ich eine Person einer anderen Rolle zuweisen?

Das Ändern einer Rolle eines Teilnehmenden ist nicht möglich, da an dieser Rolle mehrere spezifische Daten hängen. Z.B. gibt es verschiedene Schichtzeiten und Pflichtfelder für die Rollen.

Es gibt jedoch eine Möglichkeit über Personal > Personal die Bewerbung zu kopieren und in einer neuen Rolle (ohne Schichten) anzulegen.