3. Rollen anlegen

Für eine Veranstaltung können mehrere Personengruppen (z.B. Ärzte, Helfer, Lager) unter unter Personal > Rollen erstellt werden. Benötigt man weitere Unterteilungen, können Funktionen hierfür verwendet werden.

Bei Bewerbung einer Person auf eine Rolle entsteht eine Kombination, der Einsatz. Einsätze erhalten weitere Informationen die nicht direkt mit dem Stammdaten einer Personen zusammen hängen und sich für jede Rolle auf der Veranstaltung unterscheiden können. 

Beispiel:
Eine Person kann auf der Veranstaltung als Hilfskraft und als Bar Person arbeiten. Der Einsatz als Hilfskraft ist ehrenamtlich und erhält keine Vergütung, der Einsatz als Bar Person wird entgolten und es sind dafür Bankinformationen notwendig.

Farbe

Kann z.B. für den Druck von Kartenlayouts verwendet werden

Kartenlayout

Layout das beim Drucken von Teilnehmende-Karten verwendet wird.wird und überschreibt das Layout der Veranstaltung.

Nummerierung

TeilnehmendePersonen erhalten für ihren Einsatz erhalten automatisch eine interne RollennummerNummer zur einfacheren Identifikation.

Erste Nummer

Erste Nummer die für diese Gruppe verwendet werden soll. Es empfiehlt sich für jede Rolle einen anderen Start zu wählen, z.B. Security 1001, Tresen 2001, Küche 3001, ...

Banner

KontaktNeue Einstellung seit 2024

Personal, dass bei der Bewerbung angezeigt wird (inkl. Foto) um vor Ort besser die Ansprechsperson zu finden.

Banner seit 2024

Öffentliche Darstellung der Rolle, z.B. Logo oder Bild des typischenEinsatzbereichs. EinsatzbereichesDient zur Werbung für die Rolle.

Kontakt

Neue Einstellung seit 2025

 Zeigt auf der Veranstaltungsseite weitere Informationen für Bewerber:innen an.

Kontaktpersonen

Nachdem Personal (keine Benutzerkonto) für die Veranstaltung angelegt wurde, können hier mehrere Personen ausgewählt werden. Auf der Seite zur Rolle wird dann der Name inkl. Profilfoto angezeigt um vor Ort den richtigen Ansprechpartner zu finden.

Bewerbung

Registrierung Beginn / Registrierung Ende

Zeitraum in dem sich Teilnehmende für eine Veranstaltung als Interessent anmelden kann.

Der Bereich muss im Zeitraum der Registrierung der Veranstaltung liegen.

Passwort

Ermöglicht eine Anmeldung nur, wenn die Person das Passwort kennt

Hinweistext

Öffentlich sichtbare Beschreibung der Rolle als Unterstützung für interessierte Bewerber:innen

Minimum Schichtwünsche / Maximum Schichtwünsche

Anzahl der Schichtwünsche die mindestens (bzw. maximal) für eine Bewerbung ausgewählt werden müssen

Mindestalter / Höchstalter

Neue Einstellung seit 2024

Alter des beim Veranstaltungsbeginn erreicht bzw. nicht überschritten sein darf.

E-Mail Benachrichtigung

Sendet eine E-Mail bei jeder Statusänderung der BewerbungBewerbung. Eine Statusänderung kann z.B. nach Freigabe von Nachweisen, Profilfotos oder Bestätigung der ersten Schicht erfolgen.

T-Shirt Verteilung

Hinweis für die Berechnung T-Shirt Statistik

E-Mail Benachrichtigung

Sendet eine E-Mail Benachrichtigung bei jeder Änderung des Personalstatus, z.B. durch Freigabe einer Schicht

Mindestalter / Höchstalter seit 2024

Alter des beim Veranstaltungsbeginn erreicht bzw. nicht überschritten sein darf.

Abfragen

Einige Felder können optional abgefragt werden.  Pflicht nach Bestätigung  bedeutet, dass nach der Freischaltung durch die Leitung, dieses Feld durch die Person vervollständigt werden muss. Erst danach werden Bewerbungen als als vollständig  angesehen.

Hinweis für 2024: Einige Felder wurden zum Anstellungsverhältnis verschoben.

Einige Felder wurden ab 2024 zum Anstellungsverhältnis verschoben

Funktionen

Mögliche Funktionen für diese Rolle (z.B. Rettungssanitäter, Fahrer)Fahrer, Leitung). Dient zur weiteren Unterteilung der Rolle.  Damit Funktionen zur Verfügung stehen, müssen diese zuerst angelegt werden.

Eine

Ein:e TeilnehmendePerson kann nur eine Funktion undpro Rolle haben.

 erfüllen.

Anstellungsverhältnisse seit 2024ltnisse

Mögliche Anstellungsarten für diese Rolle und damit weitere mögliche Abfragen. Je nach Anstellungsverhältnis können bei der Bewerbung z.B. Organisationsart, Bankverbindung oder spezielle Nummer abgefragt werden. Damit  Damit Anstellungsverhältnisse ltnisse zur Verfügung stehen, müssen diese zuerst angelegt werden.

Anreisedatum

Abfrage nach Anreise- und Abreisedatum

Unterkünfte

Fragt einem Standort an die Teilnehmenden untergebracht werden. Damit Standorte zur Verfügung stehen, müssen diese zuerst angelegt werden.

Profilfoto

Hochladen eines Profilbilds erforderlich

Telefonnummer / Handynummer

Erfragt nach der Nummer

Kfz-Kennzeichen

Erfragt nach dem Kfz-Kennzeichen des Autos

Fahrzeugtyp

Erfragt nach dem Fahrzeug das zur Anreise verwendet wird..wird

Führerschein

Erfragt nach dem Führerschein

Vorab-Prüfung

Erfordert bestätigte Nachweise für eine Bewerbung für diese Rolle.

Nachweise

Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein:e Teilnehmende zwingend hochgeladen haben, damit die Bewerbung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.

Nachweise

Zur Anlage von Nachweise, siehe Dokumentation.

Pflicht

Nachweise müssen nach Einreichung der Bewerbung von der Person hochgeladen werden um die Bewerbung in den nächsten Status zu überführen.

Pflicht nach Bestätigung

Nachweise müssen nach Freigabe der Bewerbung von der Person hochgeladen werden um die Bewerbung in den nächsten Status zu überführen.

Erweitert

Aufgaben

Mit Auswahl der Rolle werden automatisch folgende Aufgaben für die Person angelegt. Diese müssen dann von der Verwaltung überprüft und abgehakt werden.

Export / Import

Neue Funktion seit 2024

Unter Personal > Rollen lassen sich Rollen exportieren um diese für andere Veranstaltungen zu übernehmen.

Unter Importieren kann anschließend eine exportierte Rolle unter einem neuen Namen zur Veranstaltung hinzugefügt werden.