Vorbereitungen für Personal
Personal
Rollen anlegen
Für eine Veranstaltung können mehrere Personengruppen (z.B. Ärzte, Helfer, Lager) unter Personal > Rollen erstellt werden.
- Farbe
Kann z.B. für den Druck von Kartenlayouts verwendet werden
- Kartenlayout
Layout das beim Drucken von Teilnehmende-Karten verwendet wird (siehe Kartenlayout anlegen).
- Nummerierung
Teilnehmende erhalten automatisch eine interne Rollennummer zur einfacheren Identifikation.
- Erste Nummer
Erste Nummer die für diese Gruppe verwendet werden soll. Es empfiehlt sich für jede Rolle eine anderen Start zu wählen, z.B. Security 1001, Tresen 2001, Küche 3001, ...
- Abstand zwischen den Nummern
Abstand zwischen den Nummern
- Funktionen
Mögliche Funktionen (siehe Funktion anlegen) für diese Rolle (z.B. Rettungssanitäter, Fahrer). Dient zur weiteren Unterteilung der Rolle.
Ein:e Teilnehmende kann nur eine Funktion und Rolle haben.
- Banner seit 2024
Öffentliche Darstellung der Rolle, z.B. Bild des typischen Einsatzbereiches
Bewerbung
- Registrierung Beginn / Registrierung Ende
Zeitraum in dem sich Teilnehmende für eine Veranstaltung als Interessent anmelden kann.
Der Bereich muss im Zeitraum der Registrierung der Veranstaltung (siehe Anfang / Ende der Veranstaltung liegen.
- Passwort
Ermöglicht eine Anmeldung nur, wenn die Person das Passwort kennt
- Hinweistext
Öffentlich sichtbare Beschreibung der Rolle als Unterstützung für interessierte Bewerber:innen
- Minimum Schichtwünsche / Maximum Schichtwünsche
Anzahl der Schichtwünsche die mindestens (bzw. maximal) für eine Bewerbung ausgewählt werden müssen
- E-Mail Benachrichtigung
Sendet eine E-Mail bei jeder Statusänderung der Bewerbung
- T-Shirt Verteilung
Hinweis für die Berechnung T-Shirt Statistik
Abfragen
Einige Felder können optional abgefragt werden. Pflicht nach Bestätigung bedeutet, dass nach der Freischaltung durch die Leitung, dieses Feld durch ein:e Teilnehmende angegeben werden muss. Erst danach werden Bewerbungen als vollständig angesehen.
- Anreisedatum
Abfrage nach Anreise- und Abreisedatum
- Unterkünfte
Fragt einem Standort an die Teilnehmenden untergebracht werden
- Profilfoto
Hochladen eines Profilbilds erforderlich
- Telefonnummer / Handynummer seit 2024
Erfragt nach Kontaktinformationen
- Bankinformationen
Zeigt zusätzliche Felder an, um eine spätere Abrechnung zu ermöglichen.
- Steuer-ID seit 2024
Erfragt nach der Steuer-ID
- Sozialversicherungsnummer
Erfragt nach der Sozialversicherungsnummer
- Krankenversichertennummer
Erfragt nach der Krankenversichertennummer
- Organisation
Erfragt nach der Organisation über die ein:e Teilnehmende zur Veranstaltung kommt
- Genehmigung der Organisation
Legt fest, ob ein:e Teilnehmende die Bestätigung durch die Organisation (z.B. Rotes Kreuz) einholen muss. Wird bei der Bewerbung durch eine zusätzliche Checkbox angezeigt. Hat keine weitere fachliche Auswirkung auf das System.
- Kfz-Kennzeichen
Erfragt nach dem Kfz-Kennzeichen des Autos
- Führerschein
Erfragt nach dem Führerschein
- Vorab-Prüfung
Erfordert bestätigte Nachweise für eine Bewerbung für diese Rolle.
- Nachweise
Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein:e Teilnehmende zwingend hochgeladen haben, damit die Bewerbung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.
Funktionen anlegen (Optional)
Funktionen sind eine Untergruppierung einer Rolle (z.B. Kasse für die Rolle Barpersonal). Angelegt werde diese über Personal > Funktionen.
- Farbe
Kann z.B. für den Druck von Kartenlayouts verwendet werden. Überschreibt die Farbe der Rolle
- Kartenlayout
Layout das beim Drucken von Teilnehmende-Karten verwendet wird. Überschreibt das Layout der Rolle
- Nachweise
Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein:e Teilnehmende zusätzlich hochgeladen haben, damit die Bewerbung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.
Schichten anlegen
Schichten sind Zeitslots in dem ein:e Teilnehmende der Arbeit nachgeht. Während dieser Zeit kann ein:e Teilnehmende einen Ort zugewiesen sein.
Es sind noch weitere Schritte notwendig, damit ein:e Teilnehmende auch ein Essen beim Catering erhalten kann. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel für das Catering.
Manuell
Die manuelle Anlage sollte nur in Ausnahmefällen oder zur Nachbearbeitung verwendet werden. In der Regel sollte die Batch Erstellung verwendet werden.
Unter Personal > Schichten kann eine neue Schicht angelegt werden.
- Name
Angezeigter Name
- Rolle
Benötigte Rolle um diese Schicht zu absolvieren
- Schichtanfang / -ende
Zeitpunkt an dem die Schicht stattfindet
- Einsatzort
Der Ort der für jede:n Teilnehmenden dieser Schicht automatisch gesetzt werden soll.
- Bewerbung / Abmeldung
Werden hier eine Anfang und Ende Zeit ausgewählt, muss ein Teilnehmende sich zur erfolgreichen Ausführung der Schicht am Veranstaltungstag in diesem Zeitraum im System manuell an- bzw. abmelden. Wird hier keine Zeit ausgewählt, wird die Person automatisch als An- bzw. Abgemeldet im System erkannt.
Hier gilt die gleiche Logik für Tag und Uhrzeit wie bei dem Schichtanfang bzw. Schichtende.
- Soll
Dient als interner Marker und farblichen Kennzeichnung im Personalplaner.
- Maximale Anzahl der Wünsche
Legt fest wie viele Teilnehmende sich diese Schicht wünschen können. Sollte höher i.d.R. höher als das Soll sein.
- Essenszeit
Zeiten in der das Catering aufgesucht werden kann.
Batch Erstellung
Um mehrere gleichartige Schichten für eine Rolle anzulegen kann das Batch Erstellung Tool unter Personal > Schichten verwendet werden.
Beschreibung der einzelnen Felder, siehe manuelle Anlage.
Wichtig: Vor der Anlage sollten Essenszeiten im System hinterlegt werden, da dieses über die Batch Anlage einfacher erfolgen kann. Siehe manuelle Anlage.
Neben den fachlichen Feldern gibt es für die Batch Erstellung einige technische Felder:
- Erstes Datum
Datum das für die erste Schicht verwendet werden soll.
- Letztes Datum
Letztes Datum an dem eine Schicht angelegt werden soll.
- Versatz
Relative Differenz zu dem Datum. Sollte in der Regel immer gleicher Tag sein, außer eine Schicht beginnt sehr spät oder erstreckt sich über mehrere Tage.
- Stunden für Essenszeiten Vorschläge (Anfang / Ende) seit 2024
Schlägt Essenszeiten basierend auf dem Schichtdatum vor. Das Anfang und Ende kann genutzt werden, um Essenszeiten vorzuschlagen die weit vor oder nach der Schicht liegen
- Rollen seit 2024
Bestimmt, für welche Rollen die Schichten gelten sollen
Auf der zweiten Seite der Schichtanlage können dann passende Essenszeiten für die Schichten ausgewählt werden:
Schicht Nachbearbeitung
Sollen nach der Anlage Werte verändert werden, kann dieses über die Nachbearbeitung erfolgen. Im unteren Menü der Übersicht können eine oder mehrere Schichten bearbeitet werden.
Feldbeschreibung siehe Manuelle Anlage von Schichten.