Vorbereitungen für Personal

Personal

Rollen anlegen

Für eine Veranstaltung können mehrere Personengruppen (z.B. Ärzte, Helfer, Lager) unter Personal > Rollen erstellt werden.

Farbe

Kann z.B. für den Druck von Kartenlayouts verwendet werden

Kartenlayout

Layout das beim Drucken von Teilnehmendekarten verwendet wird (siehe Kartenlayout anlegen.

Nummerierung

Teilnehmende erhalten automatisch eine interne Rollennummer zur einfacheren Identifikation.

Erste Nummer

Erste Nummer die für diese Gruppe verwendet werden soll

Abstand zwischen den Nummern

Abstand zwischen den Nummern

Funktionen

Mögliche Funktionen (siehe Funktion anlegen) für diese Rolle (z.B. Rettungssanitäter, Fahrer). Dient zur weiteren Unterteilung der Rolle.

Ein:e Teilnehmende kann nur eine Funktion und Rolle haben.

Registrierung

Registrierung Beginn / Registrierung Ende

Zeitraum in dem sich Teilnehmende für eine Veranstaltung als Interessent anmelden kann.

Der Bereich muss im Zeitraum der Registrierung der Veranstaltung (siehe Anfang / Ende der Veranstaltung liegen.

Minimum Schichtwünsche / Maximum Schichtwünsche

Anzahl der Schichtwünsche die mindestens (bzw. maximal) für eine Bewerbung ausgewählt werden müssen

Bankinformationen

Zeigt zusätzliche Felder an um eine spätere Abrechnung zu ermöglichen.

Genehmigung durch die Organisation

Legt fest, ob ein:e Teilnehmende die Bestätigung durch die Organisation (z.B. Rotes Kreuz) einholen muss. Wird bei der Bewerbung durch eine zusätzliche Checkbox angezeigt. Hat keine weitere fachliche Auswirkung auf das System.

Bearbeitung

Steuert, ob ein:e Teilnehmende im Nachgang die Bewerbung bearbeiten kann

Nachweise

Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein:e Teilnehmende zwingend hochgeladen haben, damit die Bewerbung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.

Strikte Prüfung

Erfordert bestätigte Nachweis für eine Bewerbung für diese Rolle.

Funktionen anlegen (Optional)

Funktionen sind eine Untergruppierung einer Rolle (z.B. Kasse für die Rolle Barpersonal). Angelegt werde diese über Personal > Funktionen.

Kartenlayout

Layout das beim Drucken von Teilnehmendekarten verwendet wird. Überschreibt das Layout der Rolle

Nachweise

Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein:e Teilnehmende zwingend hochgeladen haben, damit die Bewerbung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.

Schichten anlegen

Schichten sind Zeitslots in dem ein:e Teilnehmende der Arbeit nachgeht. Während dieser Zeit kann ein:e Teilnehmende einen Ort zugewiesen sein.

Manuell

Die manuelle Anlage sollte nur in Ausnahmefällen oder zur Nachbearbeitung verwendet werden. In der Regel sollte die Massenanlage verwendet werden.

Unter Personal > Schichten kann eine neue Schicht angelegt werden.

Name

Angezeigter Name

Rolle

Benötigte Rolle um diese Schicht zu absolvieren

Schichtanfang / -ende

Zeitpunkt an dem die Schicht stattfindet

Bewerbung / Abmeldung

Werden hier eine Anfang und Ende Zeit ausgewählt, muss ein Teilnehmende sich zur erfolgreichen Ausführung der Schicht am Veranstaltungstag in diesem Zeitraum im System manuell an- bzw. abmelden. Wird hier keine Zeit ausgewählt, wird die Person automatisch als An- bzw. Abgemeldet im System erkannt.

Hier gilt die gleiche Logik für Tag und Uhrzeit wie bei dem Schichtanfang bzw. Schichtende.

Soll

Dient als interner Marker und farblichen Kennzeichnung im Personalplaner.

Wünschbar

Legt fest, ob ein:e Teilnehmende diese bei der Bewerbung auswählen kann oder ob dieses nur durch die Leitung erfolgen kann.

Wunschlimit

Legt fest wie viele Teilnehmende sich diese Schicht wünschen können. Kann verwendet werden um Überbelegungen einzelner Schichten zu vermeiden.

Einsatzort

Der Ort der für jede:n Teilnehmenden dieser Schicht automatisch gesetzt werden soll.

Essenszeit

Zeiten in der die Kantine von einem Teilnehmende aufgesucht werden kann.

Es sind noch weitere Schritte notwendig, damit ein:e Teilnehmende auch ein Essen in der Kantine erhalten kann. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel für das Küchenmodul.

Massenanlage

Um mehrere gleichartige Schichten für eine Rolle anzulegen kann das Batch Erstellung Tool unter Personal > Schichten verwendet werden.

Beschreibung der einzelnen Felder, siehe manuelle Anlage.

Neben den fachlichen Feldern gibt es für die Massenanlage einige technische Felder:

Datum erster Schicht

Datum das für die erste Schicht verwendet werden soll.

Datum letzter Schicht

Letztes Datum an dem eine Schicht angelegt werden soll.

Versatz in Tagen

Relative Differenz zu dem Datum. Sollte in der Regel immer 0 sein, außer eine Schicht beginnt sehr spät oder erstreckt sich über mehrere Tage.

Schicht Nachbearbeitung

Sollen nach der Anlage Werte verändert werden, kann dieses über die Nachbearbeitung erfolgen. Im unteren Menü der Übersicht können eine oder mehrere Schichten bearbeitet werden.

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Feldbeschreibung siehe Manuelle Anlage von Schichten.