Vorbereitungen für Personal

Personal

Rollen anlegen

Für eine Veranstaltung können mehrere Personengruppen (z.B. Ärzte, Helfer, Lager) unter Personal > Rollen erstellt werden.

Farbe

Kann z.B. für den Druck von Kartenlayouts verwendet werden

Kartenlayout

Layout das beim Drucken von Teilnehmende-Karten verwendet wird (siehe Kartenlayout anlegen).

Nummerierung

Teilnehmende erhalten automatisch eine interne Rollennummer zur einfacheren Identifikation.

Erste Nummer

Erste Nummer die für diese Gruppe verwendet werden soll. Es empfiehlt sich für jede Rolle eine anderen Start zu wählen, z.B. Security 1001, Tresen 2001, Küche 3001, ...

Abstand zwischen den Nummern

Abstand zwischen den Nummern

Funktionen

Mögliche Funktionen (siehe Funktion anlegen) für diese Rolle (z.B. Rettungssanitäter, Fahrer). Dient zur weiteren Unterteilung der Rolle.

Ein:e Teilnehmende kann nur eine Funktion und Rolle haben.

Banner seit 2024

Öffentliche Darstellung der Rolle, z.B. Bild des typischen Einsatzbereiches

Bewerbung

Registrierung Beginn / Registrierung Ende

Zeitraum in dem sich Teilnehmende für eine Veranstaltung als Interessent anmelden kann.

Der Bereich muss im Zeitraum der Registrierung der Veranstaltung (siehe Anfang / Ende der Veranstaltung liegen.

Passwort

Ermöglicht eine Anmeldung nur, wenn die Person das Passwort kennt

Hinweistext

Öffentlich sichtbare Beschreibung der Rolle als Unterstützung für interessierte Bewerber:innen

Minimum Schichtwünsche / Maximum Schichtwünsche

Anzahl der Schichtwünsche die mindestens (bzw. maximal) für eine Bewerbung ausgewählt werden müssen

E-Mail Benachrichtigung

Sendet eine E-Mail bei jeder Statusänderung der Bewerbung

T-Shirt Verteilung

Hinweis für die Berechnung T-Shirt Statistik

Abfragen

Einige Felder können optional abgefragt werden. Pflicht nach Bestätigung bedeutet, dass nach der Freischaltung durch die Leitung, dieses Feld durch ein:e Teilnehmende angegeben werden muss. Erst danach werden Bewerbungen als vollständig angesehen.

image

Anreisedatum

Abfrage nach Anreise- und Abreisedatum

Unterkünfte

Fragt einem Standort an die Teilnehmenden untergebracht werden

Profilfoto

Hochladen eines Profilbilds erforderlich

Telefonnummer / Handynummer seit 2024

Erfragt nach Kontaktinformationen

Bankinformationen

Zeigt zusätzliche Felder an, um eine spätere Abrechnung zu ermöglichen.

Steuer-ID seit 2024

Erfragt nach der Steuer-ID

Sozialversicherungsnummer

Erfragt nach der Sozialversicherungsnummer

Krankenversichertennummer

Erfragt nach der Krankenversichertennummer

Organisation

Erfragt nach der Organisation über die ein:e Teilnehmende zur Veranstaltung kommt

Genehmigung der Organisation

Legt fest, ob ein:e Teilnehmende die Bestätigung durch die Organisation (z.B. Rotes Kreuz) einholen muss. Wird bei der Bewerbung durch eine zusätzliche Checkbox angezeigt. Hat keine weitere fachliche Auswirkung auf das System.

Kfz-Kennzeichen

Erfragt nach dem Kfz-Kennzeichen des Autos

Führerschein

Erfragt nach dem Führerschein

Vorab-Prüfung

Erfordert bestätigte Nachweise für eine Bewerbung für diese Rolle.

Nachweise

Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein:e Teilnehmende zwingend hochgeladen haben, damit die Bewerbung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.

Funktionen anlegen (Optional)

Funktionen sind eine Untergruppierung einer Rolle (z.B. Kasse für die Rolle Barpersonal). Angelegt werde diese über Personal > Funktionen.

Farbe

Kann z.B. für den Druck von Kartenlayouts verwendet werden. Überschreibt die Farbe der Rolle

Kartenlayout

Layout das beim Drucken von Teilnehmende-Karten verwendet wird. Überschreibt das Layout der Rolle

Nachweise

Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein:e Teilnehmende zusätzlich hochgeladen haben, damit die Bewerbung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.

Schichten anlegen

Schichten sind Zeitslots in dem ein:e Teilnehmende der Arbeit nachgeht. Während dieser Zeit kann ein:e Teilnehmende einen Ort zugewiesen sein.

Es sind noch weitere Schritte notwendig, damit ein:e Teilnehmende auch ein Essen beim Catering erhalten kann. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel für das Catering.

Manuell

Die manuelle Anlage sollte nur in Ausnahmefällen oder zur Nachbearbeitung verwendet werden. In der Regel sollte die Batch Erstellung verwendet werden.

Unter Personal > Schichten kann eine neue Schicht angelegt werden.

Name

Angezeigter Name

Rolle

Benötigte Rolle um diese Schicht zu absolvieren

Schichtanfang / -ende

Zeitpunkt an dem die Schicht stattfindet

Einsatzort

Der Ort der für jede:n Teilnehmenden dieser Schicht automatisch gesetzt werden soll.

Bewerbung / Abmeldung

Werden hier eine Anfang und Ende Zeit ausgewählt, muss ein Teilnehmende sich zur erfolgreichen Ausführung der Schicht am Veranstaltungstag in diesem Zeitraum im System manuell an- bzw. abmelden. Wird hier keine Zeit ausgewählt, wird die Person automatisch als An- bzw. Abgemeldet im System erkannt.

Hier gilt die gleiche Logik für Tag und Uhrzeit wie bei dem Schichtanfang bzw. Schichtende.

Soll

Dient als interner Marker und farblichen Kennzeichnung im Personalplaner.

Maximale Anzahl der Wünsche

Legt fest wie viele Teilnehmende sich diese Schicht wünschen können. Sollte höher i.d.R. höher als das Soll sein.

Essenszeit

Zeiten in der das Catering aufgesucht werden kann.

Batch Erstellung

Um mehrere gleichartige Schichten für eine Rolle anzulegen kann das Batch Erstellung Tool unter Personal > Schichten verwendet werden.

Beschreibung der einzelnen Felder, siehe manuelle Anlage.

Neben den fachlichen Feldern gibt es für die Batch Erstellung einige technische Felder:

Erstes Datum

Datum das für die erste Schicht verwendet werden soll.

Letztes Datum

Letztes Datum an dem eine Schicht angelegt werden soll.

Versatz

Relative Differenz zu dem Datum. Sollte in der Regel immer gleicher Tag sein, außer eine Schicht beginnt sehr spät oder erstreckt sich über mehrere Tage.

Stunden für Essenszeiten Vorschläge (Anfang / Ende) seit 2024

Schlägt Essenszeiten basierend auf dem Schichtdatum vor. Das Anfang und Ende kann genutzt werden, um Essenszeiten vorzuschlagen die weit vor oder nach der Schicht liegen

Rollen seit 2024

Bestimmt, für welche Rollen die Schichten gelten sollen

Auf der zweiten Seite der Schichtanlage können dann passende Essenszeiten für die Schichten ausgewählt werden:

image

Schicht Nachbearbeitung

Sollen nach der Anlage Werte verändert werden, kann dieses über die Nachbearbeitung erfolgen. Im unteren Menü der Übersicht können eine oder mehrere Schichten bearbeitet werden.

image

Feldbeschreibung siehe Manuelle Anlage von Schichten.