Vorbereitungen für Personal
Personal
Rollen anlegen
Für eine Veranstaltung können mehrere Personengruppen (z.B. Ärzte, Helfer, Lager) unter Personal > Rollen erstellt werden.
- Farbe
Kann z.B. für den Druck von Kartenlayouts verwendet werden
- Kartenlayout
Layout das beim Drucken von Teilnehmendekarten verwendet wird (siehe Kartenlayout anlegen.
- Nummerierung
Teilnehmende erhalten automatisch eine interne Rollennummer zur einfacheren Identifikation.
- Erste Nummer
Erste Nummer die für diese Gruppe verwendet werden soll
- Abstand zwischen den Nummern
Abstand zwischen den Nummern
- Funktionen
Mögliche Funktionen (siehe Funktion anlegen) für diese Rolle (z.B. Rettungssanitäter, Fahrer). Dient zur weiteren Unterteilung der Rolle.
Ein:e Teilnehmende kann nur eine Funktion und Rolle haben.
Registrierung
- Registrierung Beginn / Registrierung Ende
Zeitraum in dem sich Teilnehmende für eine Veranstaltung als Interessent anmelden kann.
Der Bereich muss im Zeitraum der Registrierung der Veranstaltung (siehe Anfang / Ende der Veranstaltung liegen.
- Minimum Schichtwünsche / Maximum Schichtwünsche
Anzahl der Schichtwünsche die mindestens (bzw. maximal) für eine Bewerbung ausgewählt werden müssen
Einige Felder können optional abgefragt werden. Pflicht nach Bestätigung bedeutet, dass nach der Freischaltung durch die Leitung, dieses Feld durch ein:e Teilnehmende angegeben werden muss. Erst danach werden Bewerbungen als vollständig angesehen.
- Bankinformationen
Zeigt zusätzliche Felder an, um eine spätere Abrechnung zu ermöglichen.
- Genehmigung der Organisation
Legt fest, ob ein:e Teilnehmende die Bestätigung durch die Organisation (z.B. Rotes Kreuz) einholen muss. Wird bei der Bewerbung durch eine zusätzliche Checkbox angezeigt. Hat keine weitere fachliche Auswirkung auf das System.
- Bearbeitung
Steuert, ob ein:e Teilnehmende im Nachgang die Bewerbung bearbeiten kann
- Nachweise
Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein:e Teilnehmende zwingend hochgeladen haben, damit die Bewerbung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.
- Strikte Prüfung
Erfordert bestätigte Nachweis für eine Bewerbung für diese Rolle.
Funktionen anlegen (Optional)
Funktionen sind eine Untergruppierung einer Rolle (z.B. Kasse für die Rolle Barpersonal). Angelegt werde diese über Personal > Funktionen.
- Kartenlayout
Layout das beim Drucken von Teilnehmendekarten verwendet wird. Überschreibt das Layout der Rolle
- Nachweise
Diese Nachweise (z.B. Gesundheitszeugnis) muss ein:e Teilnehmende zwingend hochgeladen haben, damit die Bewerbung zur Veranstaltung als gültig anerkannt werden kann.
Schichten anlegen
Schichten sind Zeitslots in dem ein:e Teilnehmende der Arbeit nachgeht. Während dieser Zeit kann ein:e Teilnehmende einen Ort zugewiesen sein.
Manuell
Die manuelle Anlage sollte nur in Ausnahmefällen oder zur Nachbearbeitung verwendet werden. In der Regel sollte die Massenanlage verwendet werden.
Unter Personal > Schichten kann eine neue Schicht angelegt werden.
- Name
Angezeigter Name
- Rolle
Benötigte Rolle um diese Schicht zu absolvieren
- Schichtanfang / -ende
Zeitpunkt an dem die Schicht stattfindet
- Bewerbung / Abmeldung
Werden hier eine Anfang und Ende Zeit ausgewählt, muss ein Teilnehmende sich zur erfolgreichen Ausführung der Schicht am Veranstaltungstag in diesem Zeitraum im System manuell an- bzw. abmelden. Wird hier keine Zeit ausgewählt, wird die Person automatisch als An- bzw. Abgemeldet im System erkannt.
Hier gilt die gleiche Logik für Tag und Uhrzeit wie bei dem Schichtanfang bzw. Schichtende.
- Soll
Dient als interner Marker und farblichen Kennzeichnung im Personalplaner.
- Wünschbar
Legt fest, ob ein:e Teilnehmende diese bei der Bewerbung auswählen kann oder ob dieses nur durch die Leitung erfolgen kann.
- Wunschlimit
Legt fest wie viele Teilnehmende sich diese Schicht wünschen können. Kann verwendet werden um Überbelegungen einzelner Schichten zu vermeiden.
- Einsatzort
Der Ort der für jede:n Teilnehmenden dieser Schicht automatisch gesetzt werden soll.
- Essenszeit
Zeiten in der die Kantine von einem Teilnehmende aufgesucht werden kann.
Es sind noch weitere Schritte notwendig, damit ein:e Teilnehmende auch ein Essen in der Kantine erhalten kann. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel für das Küchenmodul.
Massenanlage
Um mehrere gleichartige Schichten für eine Rolle anzulegen kann das Batch Erstellung Tool unter Personal > Schichten verwendet werden.
Beschreibung der einzelnen Felder, siehe manuelle Anlage.
Neben den fachlichen Feldern gibt es für die Massenanlage einige technische Felder:
- Datum erster Schicht
Datum das für die erste Schicht verwendet werden soll.
- Datum letzter Schicht
Letztes Datum an dem eine Schicht angelegt werden soll.
- Versatz in Tagen
Relative Differenz zu dem Datum. Sollte in der Regel immer 0 sein, außer eine Schicht beginnt sehr spät oder erstreckt sich über mehrere Tage.
Schicht Nachbearbeitung
Sollen nach der Anlage Werte verändert werden, kann dieses über die Nachbearbeitung erfolgen. Im unteren Menü der Übersicht können eine oder mehrere Schichten bearbeitet werden.
Feldbeschreibung siehe Manuelle Anlage von Schichten.