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Delegation / Organisation nachmelden

Delegation anlegen

Eine Delegation fasst Personen zusammen, die als eine Einheit anreisen, zum Beispiel eine externe Firma, die eigenes Personal mitbringt (Bühnenaufbau), oder ein Stand auf dem Gelände (Foodstand). Statt für jede Person einzeln eine Dummy-Person anzulegen, wird die Delegation erfasst – urvent legt die Personen automatisch an und pflegt sie mit.

Delegationen gehören immer zum aktuell gewählten Event. Sie werden unter Personalplanung → Delegationen verwaltet.

Delegation anlegen

  1. Das gewünschte Event auswählen.
  2. Unter Delegationen auf Anlegen klicken. Für einen Stand stattdessen Stand anlegen wählen – dann ist die Art bereits auf Stand gesetzt und die Gruppe Stand wird angezeigt.
  3. Mindestens Name, Rolle und Personenanzahl ausfüllen, übrige Angaben nach Bedarf ergänzen.
  4. Speichern.

Beim Speichern legt urvent für jede Person einen Eintrag an („Person 1“ bis „Person n“, Nachname = Name der Delegation) und ordnet ihn der gewählten Rolle bestätigt zu. Einchecken, Kontingent, Catering, Shirtgrößen, Exporte und Listen funktionieren damit wie bei jeder anderen Person.

Allgemein

Name
Pflichtfeld, höchstens 64 Zeichen. Der Name wird als Nachname aller Personen der Delegation verwendet.
Gewerk / Zusatz
Um was für ein Gewerk es sich handelt, z. B. Bühnenaufbau.
Art
Firma / Organisation für externe Unternehmen oder Organisationen mit eigenem Personal. Stand für einen Stand auf dem Gelände; nur diese Art hat zusätzlich die Gruppe Stand.
Status
Angefragt oder Zugesagt.
Rolle
Jede Person der Delegation wird dieser Rolle bestätigt zugeordnet. Die Rolle kann nach dem ersten Speichern nicht mehr geändert werden.
Personenanzahl
Legt pro Person einen Eintrag an bzw. entfernt ihn. Siehe Personenanzahl.
Anzahl Autos
Anzahl der Fahrzeuge der Delegation.
Tags
Die Tags werden auf alle Personen der Delegation übertragen.
Kommentar
Freitext für interne Hinweise.

Personenanzahl

  • Maximal 100 Personen pro Delegation.
  • Eine Erhöhung legt neue Personen an. Das Personenkontingent des Abos muss dafür ausreichen, sonst wird das Speichern abgelehnt.
  • Eine Verringerung entfernt Personen. Zuerst werden Personen ohne eigenen Namen entfernt, dann umbenannte – jeweils die mit der höchsten Nummer zuerst.
  • Die Anzahl kann nicht unter die Zahl der bereits angekommenen oder in eine Schicht eingeplanten Personen sinken. Diese Personen bleiben geschützt.

Anreise & Standort

Standort
Wird bei allen Personen als Unterkunft eingetragen.
Anreise
Wird bei allen Personen übernommen.
Abreise
Darf nicht vor der Anreise liegen.

Ansprechpartner

Optionale Kontaktdaten der verantwortlichen Person der Delegation: Vorname, Nachname, Telefon und E-Mail. Sie dienen nur der Information und werden nicht an die einzelnen Personen übertragen.

Versorgung

Im Cateringplan berücksichtigen
Alle Personen erhalten die Essenspauschale. Die Merkmale werden nach Anzahl verteilt.
Anzahl pro Merkmal
Nur mit aktivem Catering. Pro Cateringmerkmal (z. B. vegetarisch) die Anzahl der Personen angeben. Jede Person erhält höchstens ein Merkmal, die übrigen keins. Die Summe darf die Personenanzahl nicht übersteigen.
Anzahl pro Shirtgröße
Pro Größe des Events die Anzahl angeben. Die Größen werden auf die Personen verteilt, die übrigen erhalten keine Größe. Die Summe darf die Personenanzahl nicht übersteigen.

Merkmale und Shirtgrößen werden bei jedem Speichern der Delegation neu verteilt. Direkt an einer Person vorgenommene Änderungen werden dabei überschrieben.

Stand

Diese Gruppe erscheint nur bei der Art Stand.

Standgröße
Platzbedarf des Standes.
Kategorie
Z. B. Langos, Pasta, Burger.
Strombedarf
Benötigte Leistung.
Stromanschluss
Gewünschte Anschlussart.

Nach dem Speichern

  • In der Liste zeigt Angekommen pro Delegation, wie viele Personen vor Ort sind (z. B. 3 / 8). Die Liste lässt sich nach Name, Art und Status filtern und exportieren.
  • In der Ansicht der Delegation können Personen einzeln eingecheckt, ausgecheckt oder zurückgesetzt werden. Eine Person ohne bestätigte Rolle kann nicht eingecheckt werden.
  • Über Personenanzahl ändern lässt sich die Anzahl direkt anpassen, ohne das ganze Formular zu öffnen.
  • Die erzeugten Personen sind in der Personalplanung gesperrt – Änderungen erfolgen über die Delegation.
  • Wird die Delegation gelöscht, werden auch alle zugehörigen Personen gelöscht.